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A pressão do ministro da reforma administrativa, Taro Kono, para livrar os escritórios centrais do governo de sua cultura de fax entrincheirada, encontrou um obstáculo depois de enfrentar a resistência feroz de burocratas que insistem que ele precisa ser preservado por razões de segurança e outras razões.

Uma cruzada contra o fax – um método antiquado de comunicação que permanece difundido em muitos cantos da sociedade japonesa – tem sido um dos gestos mais simbólicos de Kono para acabar com a burocracia.

Em junho, a Sede para a Promoção da Reforma Administrativa emitiu avisos para todos os ministérios centrais, incluindo suas agências afiliadas, para parar de usar o fax até o final daquele mês, e pediu-lhes que relatassem se houvesse motivos que eles não seriam capazes de implementar o turno.

Mais tarde, no mesmo mês, Kono reiterou a necessidade de burocratas no distrito de Kasumigaseki de Tóquio, onde a maioria dos escritórios centrais do ministério estão localizados, parar de depender do fax e fazer a transição completa para o e-mail como meio de comunicação, salvo algumas exceções. Ele afirmou que a cultura do fax estava servindo como um impedimento para os burocratas que trabalhavam em casa em meio à pandemia.

“Quero que eles parem de se comunicar por fax quando não houver um bom motivo para isso e mudem para os e-mails”, disse Kono em entrevista coletiva. O comentário ocorreu após sua declaração em abril de que ele queria que o uso do fax em Kasumigaseki fosse “totalmente descartado”.

Mas isso acabou sendo mais fácil dizer do que fazer.

Desde que o aviso foi emitido em junho, a força-tarefa de reforma administrativa, que é criada dentro do Secretariado do Gabinete, foi inundada com cerca de 400 respostas de burocratas expondo todas as razões pelas quais eles acham que o fax precisa ser mantido, disse Naoya Takeda, um oficial da força-tarefa. A resistência resultou em mais exceções permitidas do que o inicialmente previsto, disse ele.

De acordo com a Takeda, algumas das refutações eram esperadas, como o argumento de que o fax deve ser mantido como um canal de comunicação de backup no caso de desligamento de e-mails em caso de desastre natural ou outra crise. Também houve quem apontasse que o fax ainda serve como uma linha popular de comunicação para alguns membros das empresas públicas e privadas, que nem todos se sentem confortáveis ​​em usar o e-mail para enviar suas opiniões ou petições ao governo. Nesses casos, o fax continuará disponível.

Uma das exceções não consideradas inicialmente foi a necessidade dos burocratas de lidar com os procedimentos dos tribunais civis japoneses, onde a digitalização é lenta e os documentos muitas vezes precisam ser enviados por correio ou pessoalmente, caso não sejam enviados por fax. O fax também pode continuar a ser usado como uma forma de os burocratas receberem cópias de artigos de jornal fornecidos por meio do que é conhecido como serviço de recorte de imprensa, em que o fax é mais barato do que o e-mail.

O uso de fax também será permitido para a troca de informações confidenciais, com base na crença de que é menos vulnerável do que o e-mail a ataques cibernéticos e violações de dados.

No entanto, surgiram dúvidas sobre a natureza supostamente segura do fax, com a Check Point Research – a equipe de pesquisa do provedor líder de segurança cibernética Check Point Software Technologies – divulgando um relatório em 2018 ilustrando “vulnerabilidades críticas” no popular protocolo de fax.

O relatório, intitulado “Faxploit: Enviando fax de volta à Idade das Trevas”, disse que há uma maneira de “um invasor com mero acesso a uma linha telefônica e um número de fax” hackear a impressora multifuncional de sua vítima, e como resultado, obtenha “controle total sobre a impressora multifuncional e, possivelmente, toda a rede à qual ela está conectada”.

No futuro, uma das questões a ser examinada pela força-tarefa de reforma administrativa será o que fazer em relação às consultas dos legisladores, com muitos burocratas relatando que enviar documentos por fax é um aspecto arraigado da cultura de trabalho em muitos escritórios de legisladores, disse Takeda.

No entanto, não se pode dizer que a mudança para a eliminação do papel não está decolando entre os membros da Dieta.

Uma pesquisa recente realizada pela Work Life Balance Co. envolvendo mais de 300 funcionários públicos nacionais indicou que a pandemia facilitou mudanças em direção à digitalização entre alguns legisladores.

De acordo com a pesquisa, enquanto 86% dos entrevistados disseram no verão passado que não achavam que sua forma de se comunicar com os legisladores havia mudado de fax para e-mails, o número caiu significativamente para cerca de 30% em abril deste ano – embora alguns burocratas acho que ainda há espaço para melhorias.

“Ainda existe uma cultura sólida de fax. Só posso esperar que desapareça o mais rápido possível ”, disse um funcionário do Secretariado do Gabinete à pesquisa de forma anônima, acrescentando que alguns legisladores ainda enviam listas de consultas apenas por meio desse meio.