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O esforço do Japão para eliminar os faxes enfrenta resistência dos burocratas

A pressão do ministro da reforma administrativa, Taro Kono, para livrar os escritórios centrais do governo de sua cultura de fax entrincheirada, encontrou um obstáculo depois de enfrentar a resistência feroz de burocratas que insistem que ele precisa ser preservado por razões de segurança e outras razões.

Uma cruzada contra o fax – um método antiquado de comunicação que permanece difundido em muitos cantos da sociedade japonesa – tem sido um dos gestos mais simbólicos de Kono para acabar com a burocracia.

Em junho, a Sede para a Promoção da Reforma Administrativa emitiu avisos para todos os ministérios centrais, incluindo suas agências afiliadas, para parar de usar o fax até o final daquele mês, e pediu-lhes que relatassem se houvesse motivos que eles não seriam capazes de implementar o turno.

Mais tarde, no mesmo mês, Kono reiterou a necessidade de burocratas no distrito de Kasumigaseki de Tóquio, onde a maioria dos escritórios centrais do ministério estão localizados, parar de depender do fax e fazer a transição completa para o e-mail como meio de comunicação, salvo algumas exceções. Ele afirmou que a cultura do fax estava servindo como um impedimento para os burocratas que trabalhavam em casa em meio à pandemia.

“Quero que eles parem de se comunicar por fax quando não houver um bom motivo para isso e mudem para os e-mails”, disse Kono em entrevista coletiva. O comentário ocorreu após sua declaração em abril de que ele queria que o uso do fax em Kasumigaseki fosse “totalmente descartado”.

Uma impressora multifuncional, incorporando funcionalidade de fax, usada para receber dicas de manipulação de licitações de empresas na Fair Trade Commission em Tóquio em dezembro de 2020 | THE FAIR TRADE COMMISSION / VIA KYODO

Mas isso acabou sendo mais fácil dizer do que fazer.

Desde que o aviso foi emitido em junho, a força-tarefa de reforma administrativa, que é criada dentro do Secretariado do Gabinete, foi inundada com cerca de 400 respostas de burocratas expondo todas as razões pelas quais eles acham que o fax precisa ser mantido, disse Naoya Takeda, um oficial da força-tarefa. A resistência resultou em mais exceções permitidas do que o inicialmente previsto, disse ele.

De acordo com a Takeda, algumas das refutações eram esperadas, como o argumento de que o fax deve ser mantido como um canal de comunicação de backup no caso de desligamento de e-mails em caso de desastre natural ou outra crise. Também houve quem apontasse que o fax ainda serve como uma linha popular de comunicação para alguns membros das empresas públicas e privadas, que nem todos se sentem confortáveis ​​em usar o e-mail para enviar suas opiniões ou petições ao governo. Nesses casos, o fax continuará disponível.

Uma das exceções não consideradas inicialmente foi a necessidade dos burocratas de lidar com os procedimentos dos tribunais civis japoneses, onde a digitalização é lenta e os documentos muitas vezes precisam ser enviados por correio ou pessoalmente, caso não sejam enviados por fax. O fax também pode continuar a ser usado como uma forma de os burocratas receberem cópias de artigos de jornal fornecidos por meio do que é conhecido como serviço de recorte de imprensa, em que o fax é mais barato do que o e-mail.

O uso de fax também será permitido para a troca de informações confidenciais, com base na crença de que é menos vulnerável do que o e-mail a ataques cibernéticos e violações de dados.

No entanto, surgiram dúvidas sobre a natureza supostamente segura do fax, com a Check Point Research – a equipe de pesquisa do provedor líder de segurança cibernética Check Point Software Technologies – divulgando um relatório em 2018 ilustrando “vulnerabilidades críticas” no popular protocolo de fax.

O relatório, intitulado “Faxploit: Enviando fax de volta à Idade das Trevas”, disse que há uma maneira de “um invasor com mero acesso a uma linha telefônica e um número de fax” hackear a impressora multifuncional de sua vítima, e como resultado, obtenha “controle total sobre a impressora multifuncional e, possivelmente, toda a rede à qual ela está conectada”.

Um eleitor envia uma cédula de ausente, em uma eleição para a Câmara Alta em 2016, da estação de Showa, na Antártica. | INSTITUTO NACIONAL DE PESQUISA POLAR / VIA KYODO

No futuro, uma das questões a ser examinada pela força-tarefa de reforma administrativa será o que fazer em relação às consultas dos legisladores, com muitos burocratas relatando que enviar documentos por fax é um aspecto arraigado da cultura de trabalho em muitos escritórios de legisladores, disse Takeda.

No entanto, não se pode dizer que a mudança para a eliminação do papel não está decolando entre os membros da Dieta.

Uma pesquisa recente realizada pela Work Life Balance Co. envolvendo mais de 300 funcionários públicos nacionais indicou que a pandemia facilitou mudanças em direção à digitalização entre alguns legisladores.

De acordo com a pesquisa, enquanto 86% dos entrevistados disseram no verão passado que não achavam que sua forma de se comunicar com os legisladores havia mudado de fax para e-mails, o número caiu significativamente para cerca de 30% em abril deste ano – embora alguns burocratas acho que ainda há espaço para melhorias.

“Ainda existe uma cultura sólida de fax. Só posso esperar que desapareça o mais rápido possível ”, disse um funcionário do Secretariado do Gabinete à pesquisa de forma anônima, acrescentando que alguns legisladores ainda enviam listas de consultas apenas por meio desse meio.

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